Положение об оценке

1. Общие положения

1. Настоящее Положение об оценке деятельности Совета директоров, Комитетов Совета директоров, Правления, Службы внутреннего аудита и Корпоративного секретаря «Казахский ордена «Знак Почета» научно-исследовательский институт глазных болезней» (далее – Положение) разработано в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан, Уставом и Кодексом корпоративного управления  «Казахский ордена «Знак Почета» научно-исследовательский институт глазных болезней» (далее – Общество) и регулирует процесс проведения оценки.

2. Основными целями оценки являются повышение эффективности деятельности Совета директоров, комитетов Совета директоров, Правления, Службы внутреннего аудита и Корпоративного секретаря.

3. Оценка проводится Советом директоров и позволяет:

1) определить сильные и слабые стороны (преимущества и недостатки) собственной работы Совета директоров, работы комитетов Совета директоров, Правления, Службы внутреннего аудита и Корпоративного секретаря;

2) корректировать целевые направления деятельности Совета директоров, комитетов Совета директоров, Правления, Службы внутреннего аудита и Корпоративного секретаря;

3) определить эффективность системы вознаграждения независимых членов Совета директоров, Председателя и членов Правления, руководителя и работников Службы внутреннего аудита, а также Корпоративного секретаря;

4) определить потребность в обучении и повышении квалификации членов Правления, работников Службы внутреннего аудита и Корпоративного секретаря.

5. Совет директоров может осуществлять следующие виды оценки:

1) оценка общей эффективности работы Совета директоров, исполнения членами Совета директоров своих обязанностей;

2) оценка деятельности комитетов Совета директоров;

3) оценка деятельности Правления и его Председателя;

4) оценка деятельности Службы внутреннего аудита и его руководителя;

5) оценка деятельности Корпоративного секретаря.

6. Оценка должна проводиться в соответствии со следующими принципами:

1) объективность;

2) регулярность проведения оценки и уточнения показателей оценки;

3) комплексность.

7. Ответственным лицом за проведение ежегодной оценки деятельности Совета директоров в целом и каждого члена, комитетов Совета директоров, Правления и его Председателя, Службы внутреннего аудита в целом и его руководителя, а также Корпоративного секретаря является Корпоративный секретарь. 

8. Оценка может проводится:

1. собственными силами путем анкетирования;
2. с привлечением лиц, оказывающих консультационные услуги (далее – Консультант);
3. используя смешанный подход: собственными силами при координации процесса со стороны консультантов;
4. иными способами по решению Совета директоров.
2. Процесс проведения оценки
9. Решение о проведении оценки принимает Совет директоров. В указанном решении определяются конкретные сроки (график) проведения оценки и требуемые ресурсы (например, материалы, информация, отчеты и др.).
10. В случае принятия решения о привлечении Консультанта для проведения оценки, данное решение должно быть подкреплено конкретным обоснованием. В частности, основанием для привлечения Консультанта могут быть следующие случаи: необходимость критической оценки деятельности Совета директоров, комитетов Совета директоров, Правления, Службы внутреннего аудита и Корпоративного секретаря; отсутствие эффективных результатов предыдущей оценки; перед важными корпоративными событиями, такими, как формирование нового состава Совета директоров, и иные случаи определенные решением Совета директоров.
11. Оценка проводится ежегодно по итогам завершения аудита годовой финансовой отчетности.

         Вместе с тем, по решению Совета директоров оценка может проводиться два или более раз в год.

12. Критерии проведения оценки, методика обработки и порядок рассмотрения результатов оценки приведены в разделе 3 и 4 настоящего Положения.
13.  Процесс проведения оценки координируется Председателем Совета директоров.
14. Результаты оценки обсуждаются на закрытом заседании Совета директоров, на котором присутствуют только члены Совета директоров.

На данном заседании члены Совета директоров должны концептуально обсудить деятельность Совета директоров, Комитетов Совета директоров, Правления, Службы внутреннего аудита, Корпоративного секретаря и выявить факторы, которые снижали эффективность их работы, и предложить пути повышения эффективности, обсудить ряд ключевых проблем управления и контроля за деятельностью Общества.

15. В целом процесс оценки должен стимулировать обсуждение:
    1. роли и функции Совета директоров, Комитетов Совета директоров, Правления, Службы внутреннего аудита и Корпоративного секретаря;
    2. приоритетов работы Совета директоров, Комитетов Совета директоров, Правления, Службы внутреннего аудита и Корпоративного секретаря;
    3. наличия знаний, умений, опыта и личных качеств, которыми должны обладать в целом члены Совета директоров, Правление, Служба внутреннего аудита и Корпоративный секретарь;
    4. действующих процедур работы Совета директоров, включая практику подготовки и проведения заседаний Совета директоров, их регулярности, вопросы информационного обеспечения деятельности Совета директоров;
    5. роли Комитетов;
    6. текущей позиции Общества и перспектив его развития
    7. роли Председателя Правления в развитии деятельности Общества.
16. Оценка должна носить сравнительный характер с результатами предыдущей оценки.
17. При обсуждении результатов оценки Правления и его Председателя, Службы внутреннего аудита и его руководителя, а также Корпоративного секретаря оцениваемые не присутствуют. Указанные лица не должны быть вовлечены в процесс оценки своей деятельности.
18. По итогам обсуждения дается обратная связь, которая должна быть конструктивной и конкретной.

          Обратная связь Правлению и его Председателю, руководителю Службы внутреннего аудита и Корпоративному секретарю дается после достижения Советом директоров единого мнения (полного согласия) в отношении результатов оценки.

19. По результатам оценки Совет директоров может предпринять следующие меры:

1. выделить несколько главных задач/направлений, на которых следует сосредоточиться Совету директоров, Комитетам Совета директоров, Правлению, Службе внутреннего аудита и Корпоративному секретарю;
2.  внести коррективы в планы и методы работы Совета директоров, членов Совета директоров, Председателя и членов Правления, Службы внутреннего аудита и Корпоративного секретаря;
3.  учесть результаты оценки при избрании Председателя и членов Правления, руководителя и работников Службы внутреннего аудита, а также Корпоративного секретаря.

20. Формы для проведения оценки, членам Совета директоров направляются Корпоративным секретарем Общества.
21. Слабыми сторонами и недостатками в работе признаются те критерии, по которым средний бал оценки оказался при трехбалльной оценке ниже 2, при пятибалльной оценке ниже 3, которые требуют первоочередного внимания со стороны Совета директоров, Комитетов Совета директоров, Правления, Службы внутреннего аудита и Корпоративного секретаря.
22. Корпоративный секретарь, осуществляющий систематизацию и обработку собранной информации, отвечает за ее объективность и конфиденциальность.

3. Критерии проведения оценки

3.1. Оценка деятельности Совета директоров в целом и его членов

23. Критериями оценки деятельности Совета директоров в целом являются:

1) документационное обеспечение работы Совета директоров;

2) состав и структура Совета директоров;

3) роль и задачи Совета директоров, Председателя Совета директоров;

4) процедуры работы Совета директоров, информационное обеспечение его деятельности;

5) взаимодействие Совета директоров с Правлением Общества.

24. Индивидуальная оценка деятельности членов Совета директоров позволяет активизировать их участие в работе Совета директоров и найти возможности для повышения эффективности работы Совета директоров в целом.

25. При проведении индивидуальной оценки деятельности членов Совета директоров рекомендуется уделять особое внимание следующим факторам:

1. компетентность в вопросах, входящих в сферу ответственности Совета директоров, Комитета, в состав которого входит член Совета директоров;
2. знание отрасли и особенностей сферы ведения бизнеса;
3. посещение заседаний Совета директоров и его комитетов;
4. степень участия в обсуждении на заседаниях комитета Совета директоров;
5. активность на заседаниях Совета директоров и характер голосования в процессе принятия решений;
6. личностные характеристики члена Совета директоров и их влияние на эффективность его работы (умение работать в коллективе, доступность для общения, способность отстаивать свои взгляды, умение считаться с чужим мнением, этические стандарты деятельности).

26.  Анкеты для оценки деятельности Совета директоров в целом и членов Совета директоров приведены в Приложениях 1 и 2 к настоящему Положению, которые заполняются каждым членом Совета директоров.

3.2. Оценка деятельности Комитетов Совета директоров

27. Оценка деятельности Комитетов Совета директоров осуществляется каждым членом Совета директоров для последующего обсуждения, обобщения и принятия Советом директоров итоговой оценки деятельности Комитетов.
28. При оценке деятельности Комитетов Совета директоров проводится:

1. сравнение деятельности Комитета с нормами Положения о Комитете в целом;
2. оценка соответствия результатов деятельности Комитета ожиданиям Совета директоров.

29. Анкета для оценки деятельности Комитетов Совета директоров по вопросам внутреннего аудита приведена в Приложении 3 к настоящему Положению.

3.3. Оценка деятельности

Службы внутреннего аудита и его руководителя

30. Комитет Совета директоров по вопросам внутреннего аудита проводит оценку деятельности Службы внутреннего аудита и ее руководителя и передает ее результаты Корпоративному секретарю для проработки.

31. При оценке деятельности Службы внутреннего аудита проводится:

1) сравнение деятельности Службы внутреннего аудита с нормами Положения о Службе внутреннего аудита.

2) оценка соответствия результатов деятельности Службы внутреннего аудита ожиданиям Совета директоров/Комитета Совета директоров по вопросам внутреннего аудита.

32.  Оценка деятельности Службы внутреннего аудита и его руководителя  проводится с целью активизировать  работу Службы внутреннего аудита и найти возможности для повышения эффективности работы ее деятельности.
33. Анкета для оценки деятельности Службы внутреннего аудита в целом и его руководителя приведена в Приложении 4 к настоящему Положению, которая заполняется каждым членом  Комитета Совета директоров по вопросам внутреннего аудита для последующего обсуждения и обобщения и принятия Советом директоров итоговой оценки деятельности Службы внутреннего аудита и ее руководителя.  

3.4. Оценка деятельности Правления в целом и его Председателя

34. Регулярная оценка деятельности Правления и его Председателя является важным инструментом контроля. Такая оценка помогает создать систему постоянного анализа и совершенствования работы Общества.
35. Критериями оценки деятельности Правления и его Председателя являются:

1. функциональное исполнение обязанностей членов Правления;
2. оценка вклада Правления Общества в разработку и реализацию Стратегии и Плана развития, Годового бюджета Общества;
3. внедрения эффективной системы полного и достоверного информирования членов Совета директоров о текущем состоянии дел в Обществе.

36. Анкета по оценке деятельности Правления в целом и его Председателя приведена в Приложении 5 к настоящему Положению, которая заполняется каждым членом Совета директоров, за исключением Председателя Правления Общества.

3.5. Оценка деятельности Корпоративного секретаря

37. Оценка деятельности Корпоративного секретаря осуществляется каждым членом Совета директоров для последующего обсуждения, обобщения и принятия Советом директоров итоговой оценки деятельности Корпоративного секретаря
38. При оценке деятельности Корпоративного секретаря проводится:

1. сравнение деятельности Корпоративного секретаря с нормами Устава, Кодекса корпоративного управления и Положения о корпоративном секретаре;
2. оценка организации заседаний Совета директоров;
3. оценка качества исполнения Корпоративным секретарем своих функциональных обязанностей;
4. оценка эффективности взаимодействия с Единственным акционером и Советом директоров.

4. Методика обработки и порядок рассмотрения результатов оценки

39. Обработка данных происходит следующим образом:

1) вычисление средних значений числовой информации по анкете заполненной каждым членом Совета директоров;

2) вычисление общего среднего значения по каждому из критериев оценки (Совет директоров, Комитеты Совета директоров, Правление, Служба внутреннего аудита и Корпоративный секретарь) которое характеризует общую оценку эффективности работы. 

3) сведение всех комментариев, рекомендаций и пожеланий по каждому объекту оценки таким образом, чтобы это отражало весь спектр мнений, но без указаний авторов.

40. После завершения обработки данных все формы оценки, полученные от членов Совет директоров уничтожаются для того, чтобы сохранить конфиденциальность мнений.

         41. Обобщенные результаты оценки и информация о рисках и зонах развития передаются Корпоративным секретарем Председателю Совета директоров для изучения и дальнейшего обсуждения на заседании Совета директоров.

42. В ходе данного заседания Председатель Совета директоров предоставляет всем членам Совета директоров право высказаться на тему результатов оценки, собирает их предложения по мероприятиям, направленным на совершенствование деятельности объектов оценки. При этом, члены Совета директоров могут при желании раскрыть свою анонимность, т.е. сообщить, какие именно оценки, комментарии и рекомендации дал каждый из них.

43. Для того чтобы проследить динамику эффективности деятельности объектов оценки, рассмотрение результатов оценки, проводится в двух аспектах: рассмотрение результатов оценки за конкретный период, и сравнение текущих результатов (результатов конкретного периода оценки) с результатами предыдущего периода (при наличии).

44. Итогом рассмотрения результатов оценки на заседании должны стать принятые решения Совета директоров о направлениях и конкретных мероприятиях развития и совершенствования деятельности Совета директоров, членов Совета директоров, Комитетов Совета директоров, Правления, Службы внутреннего аудита и Корпоративного секретаря.

5. Заключительные положения

45. Критерии для проведения оценки должны периодически пересматриваться с целью отражения изменений в корпоративных документах.

46. Утверждение Положения, а также внесение изменений и дополнений в Положение, в том числе изменение критериев оценки, относится к компетенции Совета директоров.

__________________________

Приложение 1

Форма для оценки работы Совета директоров в целом

Инструкция по заполнению!!!

1. ЗАПОЛНЯЕТСЯ КАЖДЫМ ИЗ ЧЛЕНОВ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ ПРИ СОБЛЮДЕНИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ
2. На шкале от 1 до 5 отметьте, какому баллу соответствует Ваше мнение о следующих вопросах/утверждениях:

1- совершенно не согласен

2 - скорее не согласен

3 - занимаю нейтральную позицию

4  - скорее согласен

5 - полностью согласен

3. Если применение отдельных вопросов по Вашему мнению неприменимо к Обществу и/или работа, в ракурсе которого поставлен вопрос, не налажена в Обществе, просьба внести комментарии/рекомендации/пожелания
4. По итогам заполнения анкеты Корпоративным секретарем выводится общее количество ответов с отметкой от 1 до 5 и расчитывается среднее значение числовой информации, а также составляется перечень комментариев, рекомендаций, пожеланий и т.д.

__________________________________________

Приложение 2

Форма для оценки работы членов Совета директоров

Инструкция по заполнению!!!

1. ЗАПОЛНЯЕТСЯ КАЖДЫМ ИЗ ЧЛЕНОВ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ ПРИ СОБЛЮДЕНИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ, В ТОМ ЧИСЛЕ САМООЦЕНКА КАЖДОГО ЧЛЕНА СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ
2. На шкале от 1 до 3 отметьте, какому баллу соответствует Ваше мнение:

1- удовлетворительно

2 - хорошо

3. - отлично

3. По итогам заполнения анкеты Корпоративным секретарем выводится общее количество ответов с отметкой от 1 до 3 и расчитывается среднее значение числовой информации, а также составляется перечень комментариев, рекомендаций, пожеланий и т.д.

______________________

Приложение 3

Форма для оценки работы Комитета Совета директоров по вопросам внутреннего аудита

Инструкция по заполнению!!!

1. ЗАПОЛНЯЕТСЯ КАЖДЫМ ИЗ ЧЛЕНОВ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ ПРИ СОБЛЮДЕНИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ

2. На шкале от 1 до 5 отметьте, какому баллу соответствует Ваше мнение о следующих вопросах/утверждениях:

1- совершенно не согласен

2- скорее не согласен

3- занимаю нейтральную позицию

4 - скорее согласен

5 - полностью согласен

3. По итогам заполнения анкеты Корпоративным секретарем выводится общее количество ответов с отметкой от 1 до 5 и расчитывается среднее значение числовой информации, а также составляется перечень комментариев, рекомендаций, пожеланий и т.д.

__________________________________________

Приложение 4

Форма для оценки деятельности Службы внутреннего аудита в целом и его руководителя

Инструкция по заполнению!!!

1. ЗАПОЛНЯЕТСЯ КАЖДЫМ ИЗ ЧЛЕНОВ КОМИТЕТА СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ ПО ВОПРОСАМ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА ПРИ СОБЛЮДЕНИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ

2.   На шкале от 1 до 5 отметьте, какому баллу соответствует Ваше мнение о следующих вопросах/утверждениях:

1-  совершенно не согласен

2 - скорее не согласен

3 - занимаю нейтральную позицию

4  - скорее согласен

5 - полностью согласен

3. По итогам заполнения анкеты Корпоративным секретарем выводится общее количество ответов с отметкой от 1 до 5 и расчитывается среднее значение числовой информации, а также составляется перечень комментариев, рекомендаций, пожеланий и т.д.

_______________________